電話対応が苦手な人必見！　苦手を克服する方法をご紹介します！

電話対応に苦手意識を感じていませんか？

プライベートな電話なら大丈夫という方でも、仕事の電話は苦手という方はいませんか？

実際、多くの方が仕事での電話対応に苦手意識を持っています。

メールやLINEなど、SNSでのやりとりが増えているこの時代、電話で話す機会がかなり減っているのも、苦手意識を感じるひとつの要因と言えます。

電話に慣れていない → 変に緊張してしまう → 電話対応が億劫。

そんなスパイラルに陥ってしまうとなかなか苦手意識を克服するのは難しいと思います。

この記事ではそんな電話対応が苦手な方に向けて、改善する方法を紹介しています。

電話対応で悩まれている方、最後までお読みいただき参考にしてみてください。

電話対応が苦手な人の特徴　10選

まずは、なぜ電話対応が苦手なのか。その理由から見ていきましょう。

電話対応の苦手意識はどこからくるのでしょうか？

話すことが苦手だったり、聞くことに自信がないなど、理由は様々あります。

その中で電話対応が苦手な人に共通する特徴を10選ご紹介します。

苦手を克服するためには自分が抱えている課題を知ることが大切です。

自分に当てはまっているものがないかみてみましょう。

１．人と話すことが苦手

人と話すことが苦手な人や人見知りの人は、人との会話に緊張したりストレスを抱えてひどく疲れることがあります。

電話では尚更、話しをするだけで汗をかいたり、言葉に詰ると焦ってしまうこともあるでしょう。

上手く話せなかった自分に対して自己嫌悪を抱いています。

仕事の電話など、基本的に話す内容が決まっていることは伝えることができても、何か質問がきたらどうしよう、何か話さないといけない、でも何を話したら良いのか分からないなど、いろんなことを考えてしまうと電話が怖くなって苦手意識を持ってしまいます。

電話対応が苦手な人は上手く話せない、受け答えに自信がないといった思いを持っている特徴があります。

２．聞き取れないことがあっても聞き直せない

電話の場合、電波が悪かったり、相手の声の大きさや声質、滑舌の関係もあり、聞き取りやすい声の人もいれば聞き取りにくい声の人もいますよね。

もし聞き取れない内容があれば相手に聞き直す必要があります。

電話対応が苦手な人はこの聞き直すという事に苦手を感じている、といった特徴があります。

ちょっと聞き取りにくいのですが・・・、もう一度お願いします・・・、という一言が言いにくい。

聞き直したりそうすることで相手が不機嫌になるんじゃないか。

何回も聞き直すのは失礼だしな。

そう言った思考が働くことで、しっかり聞き取ることができず、何て言ってたのかな、聞き直せば良かったと、電話を切った後で後悔してしまいます。

電話対応に苦手意識を持つ人の特徴のひとつです。

３．相手の表情が見えない

電話での会話だと声は聞こえますが、表情は見えません。

対面でのコミュニケーションに比べると相手の情報が少ないので、相手がどう思っているのか不安な気持ちが出てきます。

相手が怒っているような声や不貞腐れているような声に聞こえても、実際にはそのような気持ちは全く無い場合もあります。

ですが、電話での会話が苦手だと感じている人は、ネガティブに捉えやすいので上記のように捉えてしまいがちです。

そうした不安な気持ちで対応していれば、電話に出たくない気持ちも出てくるし苦手意識もなくなりません。

４．電話対応でミスをした経験がある

一度電話対応でミスをした経験が拭えず、またミスをするのが怖いといったことで苦手意識を持つ人もいます。

実際、電話対応をする中で色々なミスが起こります。

保留にしたつもりが間違えて切ってしまったり、会社名や相手の名前、用件などをメモしていなくて忘れてしまったり、用件を正確に聞きとれて無くて、間違った内容を上司や同僚に伝えてしまったなど経験はありませんか？

ミスをしたことで落ち込んで不安になり、次に電話対応をするときに、「また同じミスをしたらどうしよう」「ミスをして怒られたくない」といった思いから苦手意識を感じてしまうといった特徴があります。

５．相手に気を遣い過ぎてしまう

相手に気を遣いすぎてしまう人は電話をする際に、「いま電話すると相手に迷惑なんじゃないか？」「タイミングがあまりよくないのでは？」などと色々考えて気にしてしまいます。

気にしすぎてなかなか電話をかけることができず、用件を先延ばしにしてしまうこともありませんか？

また、大事なお得意先や目上の人からの電話など、絶対に失礼があってはならないと、必要以上に緊張して力みすぎてしまうこともあるでしょう。

特徴としては心配性で、人の顔色ばかり気にしてしまうため、気疲れしてストレスを感じてしまうことが挙げられます。

電話対応をする度に気疲れしていては、嫌になってしまいますよね。

６．質問の意味や話の内容が分からない

電話で問い合わせを受けても、自分がその担当ではなかったり、自分の知らないことに対して質問されても答えられず、対応に困ることあると思います。

また、話の中で専門用語が出てきたり、話の内容や質問の意味が分からないので、すぐに返答できず考えこんでしまったり、沈黙して間が空いてしまったりして言葉が出てこないこともあります。

相手の言っている意味が分からない、どうしたら良いのか分からなくなってパニックになってしまうなど、対応が上手くできないことで苦手意識を持つようになります。

人に聞けない、分からないと言えない、自分で対処しなければいけないといった変に責任感を感じてしまうなど、一人で問題を抱え込んでしまうような人は電話対応も苦手に感じてしまうでしょう。

７．クレーム対応が苦手

電話に出てみると、いきなり怒って怒鳴りつけてきたり、文句を言ってきたりする人も中にはいます。

そうしたクレームを受けた時、パニックになってあたふたしてしまったり、逆にイライラした対応をしてしまうなどと感情的になりやすい人は電話対応が苦手だと感じてしまいます。

気持ちもアップダウンするので精神的にも疲れやすい人といえるでしょう。

相手の感情に流されたり、自分自身が感情的に対応してしまうことが多くなると、電話対応が億劫になる、自分は苦手だと思うようになってしまいます。

８．電話のビジネスマナーや正しい言葉使いが分からない

特に新人の頃や会社に入りたての頃は、電話対応でのビジネスマナーや接客用語、敬語の使い方などが分からないため、自分が使っている言葉遣いはこれで正しいのか判断がつきません。

言葉遣いやマナーを覚えていないので、「相手にどのように話せば良いのか分からない」「失礼がないように丁寧な言葉遣いをしなくては」と自分がしっかり対応できているのか不安な気持ちがどんどん湧いてきます。

いつも不安な気持ちで対応することになり、苦手意識がどんどん膨らませてしまうといった特徴があります。

９．周囲の目が気になる

自分が電話しているところを周りにいる上司や同僚に見られていたり、聞かれていると緊張して上手く話せなくなってしまうといった経験はありませんか？。

自分の話し方や受け答えは変じゃないか？あとで何かツッコまれるんじゃないか？と周りの人がどう思っているのが気になり、それが不安を感じてしまいます。

他にも自分の電話のやりとりを、他の社員に聞かれることが恥ずかしい、変だと思われたくないという気持ちも働きます。

そのため相手の話に集中できなくなってしまいます。話しを聞き逃したり、内容を正確に聞き取れなくて、ミスに繋がってしまいます。

自意識が強い人は電話対応が苦手になりやすいと言えます。

１０．電話が気になり、自分の業務に集中できない

メールやチャットでの連絡であれば、自分の手が空いたとき、仕事の切りが良いときに確認できますよね。

自分の都合のいいタイミングで返信できるので、連絡がきても手を止める必要はありません。

電話の場合はいつかかってくるか分からないし、掛かってくるたびに手を止める必要があります。

電話対応に苦手意識を感じている人であれば尚更、電話がかかってくる度にドキドキしたり、嫌だなという気持ちになったり、仕事に集中できなくなることもあります。また、常に気を張っているので疲れてしまいます。

そういう心理状態なので電話対応が苦手だと感じてしまいます。

電話対応の苦手を克服するポイント５つ

電話対応が苦手な人の特徴を見てみてどうでしたか？

自分にも当てはまることあったでしょうか？

課題が見つかったら、次に電話対応の苦手意識を克服するポイントを５つ紹介します。

この5つのポイントを実践するだけでも苦手意識は改善されていくことでしょう。

自分の課題と照らし合わせて、苦手なところを克服しましょう！

１．気にしすぎない

自分が電話しているところを周りから見られていると感じることで緊張したり、恥ずかしいと思う人はその思い込みを無くしましょう。自分が思っているほど周りの人は気にしていません。

職場の環境が静かな場合は周りに聞こえやすく、余計に気になるかもしれませんが、それでも周りの人は自分の仕事に集中しているので、意外と聞かれていないことが多いです。

気にしすぎてしまうその根本には自意識が強いことがあります。

電話先の相手より自分の状態を気にしているため、周りの目を気にしてしまいます。

相手に意識を向けることを心がけましょう。こちらの伝えたい事、相手が伝えようとしていることに集中する。そうすることで自分への意識が薄れ、周りの目も気にならなくなります。

話しに意識が向けば、聞き漏れや伝え忘れといったミスもなくなっていくでしょう。

２．伝えることをあらかじめまとめておく

相手に伝えることや説明することが苦手な人は、あらかじめ伝える内容をまとめておきましょう。

電話対応の台本をある程度作っておいたり、話の要点をまとめたり、あらかじめ用意しておくことで落ち着いて話すことができるようになります。

電話が相手からかかってきた場合は、相手によって伝える内容を変える必要があります。伝える内容をすべてまとめておくことは難しいですが、初めの挨拶や社名や名前など、電話する際に必ず伝えることだけでもまとめておくと、急な電話にも落ち着いて対処できるようになります。

何度も対応していく中で自然と身についていくはずです。苦手意識を感じて電話を受けているだけでは苦手意識を無くすことはできません。

対策をとったら前向きに実践していきましょう。

３．メモの準備をしておく

電話対応をするときは、必ずメモをとるように習慣づけしましょう。

紙やペンを常に持ち歩いたり、電話の近くに置いていつでもメモを取れるように準備しておくといいですね。

別の担当者に伝える必要がある場合は、伝えられた内容を正確に聞き取る必要があります。

聞いているだけでは大事な情報を忘れてしまったり、伝える内容が抜けていたり、ミスをしてしまうことで信用を失うかも知れません。余計に苦手になってしまいます。

電話対応を難しく考えず、落ち着いてメモを取るようにすることで話にも集中でき、苦手意識もなくなっていくでしょう。

４．何回も電話対応をして慣れる

まだ電話対応に慣れてない初心者のときは、上手く対応できなくて当たり前です。

苦手意識がある内は慣れるまで大変だとは思います。しかし経験を積まなければ上手くはならないし、苦手意識も無くなりません。

10回、20回と何回も繰り返していく内に慣れてきて、落ち着いて電話対応ができるようになったり、言葉遣いも自然に覚えていくので、回数をこなすことで克服していくことができます。

繰り返していく中で自分の課題を知ることができるし、逆に上手くいくポイントも見つかっていきます。

課題が分かれば改善できるし、上手くいったことは自信につながります。

苦手意識がなくなるまで何度も挑戦して少しずつ慣れて克服していきましょう。

５．復唱して内容を確認する

電話対応で相手から聞いた内容で大事な部分は、しっかり復唱することをお勧めします。

名前や数字、アルファベットなどは聞き間違いが多くて、約束の日程や時間などを聞き間違えてしまうと大変なことになりかねません。

復唱して内容を確認することは別に失礼なことではありません。

また相手が伝えたかった事と、こちらが汲み取った内容の照らし合わせにもなります。そこで食い違いがあれば修正することができるので伝達のミスも防ぐことができます。

ミスが無くなれば、電話対応の苦手意識も無くなっていくはずです。

復唱して確認することは電話対応のときだけではなく、普段の会話や指示のやり取りでも同様です。

内容が間違ってないか確認するように日頃から習慣づけましょう。

日常のコミュニケーションが大切

仕事の電話対応が苦手な人の特徴や克服方法について紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？

電話対応を苦手と捉え難しくしているのは自分自身です。

なぜ難しくとらえてしまうのか、そこには普段日常でのコミュニケーション不足からくる問題があります。

電話対応は相手とのコミュニケーションなので、話す力が鍛えられると上手くできるようになります。

しかしそのコミュニケーションは、何もしないで自然と上手くなることはありません。

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